Школьный архив хранение приказов и других документов

При большом объеме документов в деле (свыше 250 листов) дела с приказами  В текущем делопроизводстве листы личного дела, как и других дел, не нумеруются.  Стадия 2. Архивное хранение (хранение в архиве). В организациях, не имеющих

Самая сложная работа при проведении экспертизы ценности документов – правильно определить сроки хранения дел со ссылкой на соответствующую статью по перечню документов. Как правильно пользоваться этими нормативными и справочными пособиями расскажет опытный специалист по делопроизводству В.С. Иритикова. Самая сложная работа при проведении экспертизы ценности документов – правильно определить сроки хранения дел со ссылкой на соответствующую статью по перечню документов. Данная статья написана под лозунгом: «Срок хранения документа = экспертиза ценности + правильное применение перечня документов со сроками хранения». Как работать с перечнем
Cрок хранения документов определяется в результате аналитической работы: проводится полистный просмотр дела, анализируются включенные в дело документы, изучается их содержание, выявляются функции, которые обеспечивают данные документы, подбирается соответствующая описательная статья.
На практике алгоритм работы с перечнем выглядит так:
1. В алфавитном указателе к перечню выявляем названия видов или разновидностей документов, сроки хранения которых необходимо определить.
Например, служебные записки, которые составлялись в инициативном порядке и направлялись на рассмотрение руководству организации. По алфавитному указателю к Перечню ТУД выявляем, что «СЛУЖЕБНЫЕ ЗАПИСКИ» и сроки их хранения устанавливаются в 16-ти описательных статьях, в том числе:
- к поручениям - в 7;
- структурных подразделений - в 87;
- по административной организационной деятельности - в 89;
Находим указанные номера описательных статей и просматриваем их содержание:
статья 7 устанавливает срок хранения служебных записок, которые составляются в процессе исполнения поручений руководства;
статья 87 устанавливает срок хранения для документов (докладов, справок, обзоров, докладных, служебных записок, справок), представляемых структурными подразделениями руководству организации (без учета их содержания);
статья 89 устанавливает срок хранения служебных записок, которые возникают в процессах корпоративного и коллегиального управления (документы для рассмотрения коллегиальными и исполнительными органами).
2. Анализируем содержание тех документов, срок хранения которых необходимо определить, их подлинность или копийность, соотносим результаты анализа с названием описательной статьи перечня.
Делаем вывод, что служебные записки имеют справочно-информационный характер, все они направлялись заместителю руководителя организации, курирующему деятельность подразделения, документы которого проходят экспертизу ценности. В подразделении хранятся копии, которые необходимы для обеспечения доказательства того, что руководитель был информирован о работе подразделения.

Тема нашего семинара «Школьный архив». « Документы нужно не только хранить …».  Утвержденные планы, отчеты, сметы и другие группируются отдельно от их проектов.  Экспертиза ценности документа определяется приказом директора ОУ.  и сдаются на хранение в школьный архив. (слайд - фото).

3. Принимаем решение о выборе срока хранения анализируемых документов.
Описательная статья, соответствующая их сути и содержанию – номер 87 «Документы (доклады, обзоры, сводки, докладные, служебные записки, справки), представляемые структурными подразделениями руководству организации». Срок хранения – 5 л. ЭПК.
Значит для оригиналов служебных записок, отложенных в делопроизводстве секретариата руководителя, устанавливаем срок хранения 5 л. По истечении пятилетнего срока решение о дальнейшей судьбе данных документов принимает экспертная проверочная комиссия.
В структурном подразделении, где отложились копии служебных записок, используем общий типовой срок хранения копий документов – «До минования надобности». И если служебные записки были составлены в 2012 году, то в 2014 году их копии могут быть включены в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Экспертиза ценности документов
Алгоритм определения сроков хранения документов отражает процесс аналитической работы с документами - экспертизу их ценности. Экспертиза ценности представляет собой отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
Экспертиза ценности документов осуществляется в делопроизводстве организаций сначала в процессе разработки номенклатур дел. Затем - в процессе подготовки дел к передаче в архив организации. И далее - в архиве организации, при подготовке дел к передаче на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы.
Действующими в настоящее время основными нормативно-методическими документами по организации и методике экспертизы ценности документов являются:
Основные правила работы ведомственных архивов (одобрены решением коллегии Главархива СССР 28.08.1982, утверждены приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263);
Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002);
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утв. приказом Министерства культуры Российской Федерации от 18.01.2007 № 19).
Экспертиза ценности документов рассматривается, прежде всего, как изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Общим собранием трудового коллектива Приказ № 97 от 16.05.2014г.  4.Ведение делопроизводства в школьном архиве, хранение и использование документов  • проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве

Первая задача экспертизы – установить, какие документы содержат самую ценную информацию (для деятельности организации или для жизни всего государства и его субъектов, а также граждан) и предусмотреть (отобрать) их постоянное хранение с определением места хранения. Коммерческие организации самостоятельно несут ответственность за организацию хранения своих документов.
Государственные органы, органы местного самоуправления и некоторые организации государственного сектора являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов.
Вторая задача экспертизы – определение сроков хранения документов. Эту задачу помогает решать система перечней документов (она была создана до 1991 г. и в настоящее время развивается, что является российским конкурентным преимуществом в рамках реализации концепции управления документами).
Третья задача –определения путей восполнения недостающих в архивах документов в случае их частичной утраты.
В связи с внедрением в делопроизводственные процессы информационных систем и необходимостью сохранять документы на различных носителях (электронный или бумажный документ) появляется еще одна непростая задача экспертизы ценности. В настоящее время она может быть сформулирована как определение методов обеспечения сохранности документов (и в организации, и в архиве).
Экспертиза ценности документов базируется, прежде всего, на принципах историзма, системности и целостности, к которым на основании концепции управления документами сейчас можно добавить и принцип доказательности. Международный опыт подтверждает, что документы организации хранятся преимущественного для доказательства законности владения активами, законности их передачи, наследования и т.п., законности совершения деловых операций, соответствия установленным нормативам и правилам издания документов.
Например, в большинстве стран мира установлено, что в корпоративном управлении нельзя протокол общего собрания акционеров хранить без бюллетеней голосования участников собрания/акционеров и их доверенностей на право голосования по каждому пункту повестки дня общего собрания. Юридическая сила протокола и законность решений обеспечиваются комплексом подписанных бюллетеней, а сами бюллетени без протокола и документов к нему практически ничего не доказывают.
Критериями ценности являются происхождение, содержание и внешние особенности документов. При проведении экспертизы ценности они применяются комплексно.
Критерии происхождения – это роль и место организации в системе управления, в отрасли, её организационно-правовая форма, значимость направлений деятельности и функций организации, время и место создания документа, а также значимость деятельности физического лица (гражданина или должностного лица) в жизни общества или в деятельности организации.
Например, при общем сроке хранения личных дел 75 л. (ст. 656 Перечня ТУД, личные дела первого руководителя, его заместителей и главного бухгалтера подлежат постоянному хранению).
К критериям содержания относятся значимость события, факта, явления, зафиксированных в документе, цель создания документа, значение информации, содержащейся в нем, повторение информации документа в других, связанных с ним документах, вид и разновидность документа, его подлинность.
Критерии внешних особенностей – это форма документа (электронная, бумажная), форма представления текста (табличная, графическая, типовой или трафаретный текст), состав и правильность оформления реквизитов документа, состава его удостоверения, физическое состояние.
В организациях для проведения экспертизы ценности документов образуются экспертные комиссии (ЭК), действующие в статусе совещательных органов при руководителе организации. Руководитель или представитель службы делопроизводства включаются в состав ЭК, а руководитель архива или лицо, ответственное за архив (архивное хранение документов организации, если архив не создан как подразделение), является секретарем ЭК.
Для разработки положения об ЭК организации рекомендуется использовать материал главы 2. Основных правил работы архивов организаций или Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (утв. приказом Росархива от 19.01.1995 № 2), которое сохраняет свою актуальность.
Экспертиза ценности документов проводится на основе нормативных правовых актов и нормативных и методических документов трех уровней иерархии:
действующее законодательство Российской Федерации (рекомендуется учитывать Закон о бухгалтерском учете и Налоговый кодекс РФ), нормативные правовые акты Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления/делопроизводству, законодательство субъектов Российской Федерации по архивному делу;
типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения, типовые и примерные номенклатуры дел, которые в настоящее время активно разрабатывают архивн

Если в приложении к приказу даны документы другой организации, то в правом верхнем углу  Графы «Фонд №», «Опись №», «Дело №» заполняются в архиве, куда РКК сдаются вместе с документами по истечении срока хранения в делопроизводстве.

учреждений» и другими документами федерального и регионального  2.5. Сроки хранения школьной документации определены в Номенуклатуре дел  Принял (подпись лица, ответственного за ведение архива по приказу) 29.06.20___.

Приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 N 1182 (см. указатель к нему); - Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий